Cómo facturar en el SAT: guía paso a paso del CFDI 4.0

Para facturar en el SAT necesitas tu RFC, tu contraseña o e.firma y estar dado de alta con el régimen que te corresponde. La factura electrónica se genera desde el portal del SAT, sin costo, o desde el software o servicio de un proveedor autorizado. El documento se llama CFDI, Comprobante Fiscal Digital por Internet.

Antes de empezar

• Tu RFC debe estar activo y con tu régimen correcto.
• Debes tener al día tus obligaciones del mes.
• Necesitas el RFC y el régimen de tu cliente.
• Necesitas saber el uso que tu cliente le va a dar al comprobante.

Paso a paso en el portal del SAT

1. Entra a la página del SAT y abre el servicio de facturación, CFDI 4.0.
2. Inicia sesión con tu RFC y tu contraseña, o con tu e.firma.
3. Configura los datos de tu emisor: nombre, régimen fiscal y el domicilio de tu establecimiento.
4. Llena los datos del receptor: RFC, nombre o razón social, código postal de su domicilio fiscal y régimen fiscal.
5. Captura los conceptos: descripción, cantidad, unidad, precio unitario y el impuesto que le corresponde.
6. Revisa el resumen. Ahí ves el subtotal, el IVA y el total.
7. Genera el comprobante y guárdalo. El XML es el archivo que vale; el PDF es solo la representación impresa.

Qué campos cambiaron con el CFDI 4.0

El CFDI 4.0 es la versión vigente. El SAT la puso a disposición desde enero de 2022 y su emisión es obligatoria desde el 1 de abril de 2023. Lo que más tropieza:

• El nombre del receptor debe coincidir con el que tiene el SAT. Si no coincide, el sistema lo rechaza.
• El código postal del receptor es obligatorio.
• El régimen fiscal del receptor es obligatorio.
• El uso del comprobante ya no acepta cualquier combinación con el régimen del receptor.

Cuánto IVA lleva tu factura

La tasa general es del 16 %. En la región fronteriza norte y sur aplica el 8 % con los requisitos del decreto de estímulos. Para calcular ambos casos usa la calculadora de IVA.

Si vendes a crédito

Cuando el pago no es en una sola exhibición, emites una factura con el método de pago “pago en parcialidades o diferido” y después un comprobante por cada pago recibido. Ese segundo documento se llama complemento de pago. Aquí está el detalle: complemento de pago.

Errores que cuestan tiempo

• Facturar con el RFC equivocado. Corregirlo significa cancelar y volver a emitir.
• Poner un concepto genérico, como “servicios”, sin descripción. Es una de las causas más comunes de rechazo del gasto en una revisión.
• No emitir el complemento de pago cuando tocaba.
• Perder el XML. El PDF no sirve para deducir.

Si eres persona física

El procedimiento es el mismo, pero cambian dos cosas: tu régimen fiscal y los impuestos que trasladas. Una persona física con actividad empresarial factura con IVA y, según su régimen, con retenciones de ISR cuando el cliente es persona moral.

Quienes están en RESICO aplican la tabla del artículo 113-E sobre lo que cobran. La factura no cambia por estar en RESICO: se emite igual, con el mismo CFDI.

Si eres persona moral

Además del CFDI, una empresa lleva contabilidad electrónica, presenta pagos provisionales mensuales y declara el ejercicio. La factura es la pieza con la que se arma todo lo demás.

Qué guardar de cada factura

• El XML. Es el documento fiscal. El PDF es solo una representación.
• El acuse de timbrado. Se descarga junto con el XML.
• La evidencia de la operación. Pedido, nota de remisión o contrato, según el caso.
• El comprobante de pago, si el cliente pagó después.

Esa carpeta es la que te salva en una revisión.

Cuándo conviene un software

El servicio del SAT alcanza cuando emites pocas facturas al mes y son simples. Un software o un despacho conviene cuando facturas seguido, manejas varios clientes, emites complementos de pago o necesitas conciliar tus ingresos con la contabilidad.

Lo que no conviene es operar sin guardar los XML. Ese es el problema real, no la herramienta que uses.

Fuentes

• Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación
• Servicio de facturación CFDI 4.0, portal del SAT

Esta guía es informativa. Para tu caso concreto, consulta a un contador o abogado.